¿Cómo debo rectificar una factura ya emitida?

Como su propio nombre indica, se trata de facturas que vienen a modificar, ampliar o a rectificar otras anteriores que adolecen de algún defecto de forma o contenido. Una factura rectificativa es, por tanto, un documento que detalla alguna corrección en la factura ordinaria o agrega algún dato que sea necesario. Los requisitos que debe cumplir la factura rectificativa son los mismos que los de una factura ordinaria, pero contendrá a mayores los datos identificativos de la factura que modifica y el detalle de la rectificación efectuada.

En general, los motivos que ocasionan el tener que expedir facturas rectificativas, suelen ser los siguientes:

• Error en alguno de los datos de la factura.
• Fallo a la hora de calcular los importes expuestos.
• Ausencia de información relevante en el documento.
• Tipo de IVA o cuota mal calculada.

Concretamente, deben emitirse facturas rectificativas cuando el contenido de la factura original no cumpla los requisitos establecidos por la Ley; siendo estos requisitos, de forma genérica, los establecidos en los artículos 6 y 7 del RD 1619/2012. En el artículo de Septiembre de 2016, dedicado a las facturas oficiales, se recoge ampliamente los requisitos formales que deben reunir estos documentos tan frecuentes en el tráfico mercantil. Siempre que la factura original contenga algún defecto de contenido (error, falta de datos obligatorios, fecha, número, etc…) deberá ser rectificada de esta manera.

De igual forma, será obligatoria la expedición de una factura o, en su caso, documento sustitutivo rectificativo en los casos en que las cuotas impositivas repercutidas se hubiesen determinado  incorrectamente o se hubieran producido las circunstancias que, según lo dispuesto en el artículo 80 de la Ley del Impuesto, dan lugar a la modificación de la base imponible:

• Devolución de envases y embalajes.
• Descuentos y bonificaciones otorgados con posterioridad a la realización de las operaciones.
• Operaciones que queden sin efecto o cuyo precio resulte alterado en virtud de resolución judicial cuando con arreglo a Derecho o a los usos del comercio queden sin efecto total o parcialmente.
• Cuotas repercutidas incobrables.
• Concurso.

No obstante, cuando la modificación de la base imponible sea consecuencia de la devolución de mercancías o de envases y embalajes que se realicen con ocasión de un posterior suministro al mismo destinatario, no será necesaria la expedición de una factura rectificativa, sino que se podrá practicar la rectificación en la siguiente factura que se expida, restando el importe de las mercancías o de los envases y embalajes devueltos del importe de dicha operación posterior. Esta rectificación se podrá realizar de este modo siempre que el tipo impositivo aplicable a todas las operaciones sea el mismo, con independencia de que su resultado sea positivo o negativo. En este sentido, hay que tener en cuenta que si no se siguiese el suministro con ese acreedor, habría de realizarse la correspondiente factura rectificativa, de acuerdo con el artículo 15 del RD 1619/2012.

La expedición de la factura rectificativa deberá efectuarse tan pronto como el obligado a expedirlos tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición, siempre que no hubiesen transcurrido cuatro años a partir del momento en que se produjesen las circunstancias que motivasen la rectificación.

Una vez delimitados los casos en los que es necesario emitir estas facturas rectificativas, hemos de tener en cuenta que en este tipo de facturas ha de hacerse constar su condición de factura rectificativa, así como la causa que motiva la rectificación.

La factura rectificativa es, pues, una nueva factura que además de los requisitos comunes necesarios en cualquier factura (fecha de expedición, NIF, domicilio de los sujetos que llevan a cabo la operación, etc.) deberá contener los siguientes elementos:

• Todos aquellos datos que permitan identificar la factura original que se quiere modificar (número y fecha).
• El motivo de su emisión y el detalle de la rectificación que se va a efectuar.
• Debe ponerse claramente que se trata de una factura rectificativa.
• Llevará una numeración diferente a la original.

Se permite la posibilidad de efectuar rectificación de varias facturas o documentos sustitutivos en un único documento o factura de rectificación, siempre que se identifiquen todas las facturas rectificadas. Si bien, cuando la modificación de la base imponible tenga su origen en la concesión o de descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones, o cuando lo autorice el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, no será necesaria la identificación de las facturas o documentos sustitutivos rectificados, bastando la determinación del periodo al que se refieran.

Al expedir la factura rectificativa, los datos de la factura que hacen referencia a: descripción de las operaciones (base imponible, precio unitario, descuento, etc.); tipo/s impositivo/s y cuota tributaria repercutida habrán de expresar la rectificación efectuada. En concreto, los datos relativos a la base imponible y la cuota tributaria podrán consignarse:

• Indicando directamente el importe de la rectificación, con independencia de su signo. En este caso, se haría una factura rectificativa, que recogería esta rectificación de manera individual. La factura rectificativa incluirá exclusivamente el importe de la modificación, que puede ser positivo o negativo. En este caso ambas facturas (la original y la rectificativa serán válidas)
• Indicando como quedan las operaciones tras la rectificación efectuada, señalando igualmente en este caso, el importe de dicha rectificación. Se trataría de hacer una factura que recogiera las dos operaciones conjuntamente: la original (situación inicial) y la rectificación, conformando una visión de la situación final. También podemos emitir una factura rectificativa con todos los datos correctos. Si lo hacemos así, se entenderá que esta última sustituye a la original anulándola.
• Hay una tercera opción, que no sería realmente la emisión de una factura rectificativa, y que puede darse en aquellos casos en que continúe el suministro de bienes o servicios con el mismo cliente. En este caso, en las siguientes facturas de venta o prestación de servicios, se incluye el abono correspondiente a la rectificación.

A los efectos de los libros de registro, cabe señalar que, en relación al Libro Registro de Facturas Expedidas, o Facturas Emitidas, se establece la obligación de anotar por separado las facturas rectificativas, en atención a la especificidad de las mismas al objeto de evitar duplicidades. Y, respecto al Libro Registro de Facturas Recibidas, hay que registrar las facturas rectificativas recibidas en una hoja independiente del Libro Registro de Facturas Recibidas.

Como el artículo 15 del Reglamento de facturación trata de forma conjunta facturas rectificativas normales y simplificadas (antiguos tiques), cabe deducir que hay una equiparación entre unos y otros documentos. Así, cabe la expedición de factura simplificada para la rectificación de la repercusión del impuesto realizada.

En este sentido, sólo señalar que ha de recordarse la necesidad de identificar al destinatario de las operaciones al que se repercutió el tributo cuando lo que se pretende es recuperar de la Hacienda Pública el impuesto previamente ingresado, algo que también ocurre con la expedición de facturas simplificadas rectificativas.

Como hemos comentado, es posible la emisión de facturas rectificativas negativas, por ejemplo en el caso de que se proceda a la devolución de una mercancía concreta. Sin embargo hay que tener mucho cuidado cuando se dé este caso, ya que puede ser motivo de rechazo por la agencia tributaria. Si se trata de un bien material y emitimos una factura rectificativa solicitando la devolución, no suele haber ningún inconveniente, sin embargo es muy difícil justificar ante hacienda, la anulación de una prestación de servicios.

Las implicaciones que tienen estas facturas en el IVA, son de diversa índole.

Por un lado, suelen ser usadas estas facturas, de forma poco ortodoxa, por algunos profesionales y empresarios, cuando prevén que no van a poder afrontar el pago trimestral del IVA, usando dichas facturas, previa negociación con sus clientes, para posponer el pago del impuesto a otro trimestre más idóneo desde el punto de vista financiero. En este sentido, hemos de recordar que lo correcto es emitir una factura rectificativa solamente en el caso de que las cuotas repercutidas de IVA se hubiesen calculado de forma incorrecta.

Por otro lado, también se suelen usar estas facturas para recuperar las cuotas repercutidas (e ingresadas) que vayan a resultar irrecuperables, dada la situación de insolvencia de nuestro deudor. Es decir, puede ocurrir que hayamos emitido facturas a alguno de nuestros clientes habiendo declarado y pagado el IVA correspondiente por ellas, y sin embargo no las hayamos cobrado. En este caso, es posible utilizar la factura rectificativa para recuperar dicho IVA. Tendrá como objetivo modificar la base imponible de la factura original, y anular la cuota repercutida.

En este caso, contamos con el plazo de un mes para emitir la correspondiente factura rectificativa. Posteriormente, en el plazo de un mes desde la emisión de dicha factura rectificativa, comunicaremos por escrito a la Agencia Tributaria que hemos procedido a modificar la base imponible y anular así la cuota repercutida en la factura original. Con este documento, deberemos adjuntar copia de la factura original y rectificativa, así como la acreditación de que nuestro cliente se encuentra en situación de quiebra o concurso de acreedores. Será esta la manera de poder recuperar la cuota de IVA repercutido e ingresado en la Hacienda Pública.