Gastos deducibles para el autónomo en el IRPF

En España hay más de tres millones de autónomos, la mitad de ellos personas físicas sin asalariados a su cargo. El régimen de tributación más habitual es el de estimación directa, en sus dos modalidades, normal y simplificada. En este artículo vamos a analizar detalladamente los gastos fiscalmente deducibles para el profesional autónomo. En el sistema de módulos, la cuota a pagar resulta predeterminada y fija, en base a unos “indicadores” de cada sector y actividad, por lo que no depende de los gastos reales que finalmente tenga el autónomo en el ejercicio de su actividad.

Partimos de la base de que los gastos deducibles son, en general, coincidentes con los gastos fiscalmente deducibles en el impuesto de sociedades, aunque existen algunas diferencias que analizaremos detalladamente.

En 2014 y 2015 Hacienda, en su lucha contra el fraude y en su necesidad de recaudar más, ha venido siendo más exigente a la hora de considerar si un gasto es o no deducible. De acuerdo con la Agencia Tributaria son varios los criterios para considerar que un desembolso económico puede ser considerado como gasto deducible.

Estar vinculados a la actividad económica realizada por el autónomo, es decir, que estén “afectos” a la misma”, usando una terminología más técnica. En algunas partidas, estará suficientemente claro que el gasto desembolsado guarda relación inequívoca con la actividad realizada, pero para otras partidas de gasto, el autónomo deberá demostrar que corresponden a su actividad profesional y no a su vida privada. Esto ocurre por ejemplo con la vivienda propia si allí se desarrolla la actividad, siendo necesario determinar el porcentaje del gasto que se puede afectar a la actividad y el que no (el de uso privado).

En general, todo gasto relacionado con la actividad es deducible, aunque deberemos justificarlo adecuadamente, por lo que conviene documentarlos y llevar el libro de gastos explicando el detalle de cada factura para que en el caso de tener una inspección podamos defendernos adecuadamente.

Asimismo, deben estar convenientemente justificados mediante las correspondientes facturas, aunque en ocasiones pueden valer recibos como documento acreditativo y justificante del gasto y desembolso realizado. Este segundo requisito, es el que está detrás de esa sana costumbre de los autónomos de pedir factura de todo. En cuanto a los tickets o facturas simplificadas, no son deducibles al no permitir identificar quién ha realizado el gasto (no cumple con los requisitos de una factura oficial). Así que, aunque sea un poco engorroso, hemos de acostumbrarnos a pedir factura en restaurantes, gasolineras, taxis o supermercados (si lo que adquirimos guarda relación con el negocio, claro).

Entre los gastos deducibles más habituales, y que por tanto, no nos van a suponer ningún conflicto con la Agencia Tributaria, dado que proceden de la propia relación establecida por Hacienda, están:

• Consumos de explotación. Materiales, de cualquier tipo, necesarios para el ejercicio de nuestra actividad profesional/empresarial. Hay que matizar que se trata de consumo, no de compra. Consumo = Existencias iniciales + Compras – Existencias finales.
• Gastos de personal. Incluye tanto los sueldos y salarios pagados a los trabajadores, como las cotizaciones a la Seguridad Social, derivadas de la contratación de trabajadores. También se
  incluyen gastos de formación, indemnizaciones, seguros de accidentes del personal, etc…
• Alquileres. Arrendamientos, cánones, asistencia técnica, arrendamientos financieros (que no tenga por objeto terrenos o solares o activos fijos no amortizables).
• Reparaciones y conservación. Gastos de mantenimiento, repuestos y adaptación de bienes materiales. No se incluyen los que supongan una ampliación o mejora, ya que se consideran inversiones amortizables en varios años.
• Servicios de profesionales independientes: Honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios así como las comisiones de agentes comerciales o mediadores independientes.
• Otros servicios exteriores. Gastos en investigación y desarrollo, transportes, primas de seguros, servicios bancarios, publicidad, relaciones públicas, suministros de electricidad, agua y telefonía y otros gastos de oficina no incluidos en los conceptos anteriores.
• Tributos fiscalmente deducibles. El impuesto de bienes inmuebles (IBI), el impuesto de actividades económicas (IAE) y otros tributos y recargos no estatales y tasas, recargos y contribuciones estatales. No serán deducibles ni las sanciones ni los recargos de apremio o por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
• IVA soportado. Sólo será deducible cuando no sea desgravable a través de la declaración de IVA, es decir, que no presenten declaraciones trimestrales de IVA y por tanto no tengan derecho a deducirse las cuotas soportadas (actividades exentas de IVA –medicina-, actividades acogidas a algunos regímenes especiales -régimen especial de recargo de equivalencia y régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca-).
• Gastos financieros. Intereses de préstamos y créditos, gastos de descuento de efectos, recargos por aplazamiento de pago de deudas, intereses de demora de aplazamientos de los pagos a Hacienda.
• Amortizaciones. Importe del deterioro o depreciación de las inversiones contempladas como inmovilizado material o intangible afecto a la actividad. El cálculo se suele realizar por el método lineal, en función de la vida útil de cada elemento.
• Pérdidas por deterioro del valor de los elementos patrimoniales. Deterioro de los créditos derivados por insolvencias de deudores; deterioro de fondos editoriales, fonográficos y audiovisuales, y deterioro del inmovilizado intangible.
• Otros gastos deducibles. Adquisición de libros, suscripción a revistas profesionales, gastos de asistencia a eventos relacionados con la actividad (cursos, congresos, conferencias), cuotas de asociaciones empresariales, corporaciones y cámaras así como las primas de seguro de enfermedad satisfechas por el autónomo para él, su cónyuge o hijos menores de 25 que convivan en el domicilio familiar, con un máximo de 500 euros por persona.
• Provisiones deducibles y gastos de difícil justificación. Con la entrada en vigor de la reforma fiscal, a partir de enero de 2015, se establece un tope anual de 2.000 euros, a la deducción en estimación directa simplificada del 5% del importe del rendimiento neto previo.
• Provisiones fiscalmente deducibles. Sólo los autónomos que tributen en estimación directa normal podrán desgravar las facturas no cobradas o los gastos asociados a las devoluciones de ventas.

Pero, además, existen otros gastos cuya deducibilidad nos puede acarrear algún que otro problema con la Agencia Tributaria, al ser más subjetivo alguno de los requisitos de deducibilidad establecidos anteriormente (sobre todo, el primero de ellos, el grado de afectación a la actividad); son partidas en las que Hacienda viene siendo cada vez más exigente para su deducibilidad. Y esto es así porque se trata de conceptos de gasto que son susceptibles de ser utilizados tanto para la actividad profesional o empresarial del autónomo y para su vida personal. Entre estos gastos, destacamos:

• Local u oficina, en alquiler o en vivienda propia. Si el local es específico para la actividad, no habrá ningún problema, y podremos desgravarnos todos los gastos con él relacionados: alquiler, reformas, mantenimiento, luz, agua, teléfono, gastos asociados a la hipoteca o el seguro, amortizaciones. Ahora bien, si la actividad se ejerce en la propia vivienda habitual del autónomo, la cosa cambia considerablemente. Habrá que comunicar a Hacienda que se ejerce la actividad en la vivienda habitual, indicando también el porcentaje de la vivienda que se destina a la actividad (un buen indicador es el número de habitaciones afectadas sobre el número de habitaciones totales de la vivienda, o el número de metros cuadrados afectos, sobre el número de metros cuadrados totales de la vivienda). En general, este porcentaje suele estar entre el 15 y el 50%; más de un 50% puede ocasionarnos problemas con la Agencia Tributaria. Si la vivienda es alquilada, necesitaremos que el propietario nos haga dos facturas, una por la parte del alquiler destinado a vivienda (no llevará IVA), y otra, por la parte del alquiler destinado al ejercicio de la actividad (llevará IVA).
• Vehículo y gastos asociados: gasolina, mantenimiento, seguro. Sólo se admiten íntegramente como gastos en el caso de aquellos autónomos que se dediquen a actividades de transporte de viajeros, mercancías, enseñanza de conductores o actividades comerciales, lo que incluye a taxistas, transportistas, repartidores, mensajeros, autoescuelas, agentes comerciales y representantes.
• Teléfono móvil. Si sólo se dispone de una línea de móvil, Hacienda permite imputar un 50% del gasto ya que considera que el 50% restante se dedica a llamadas relacionadas con la vida personal del autónomo.
• Gastos de viaje y dietas: comidas, cenas, billetes de avión, taxis. Se podrán desgravar tanto los gastos de desplazamiento en transporte público (avión, tren, y taxis) como los de estancia en hoteles y gastos de manutención. No obstante, siempre deberá acreditarse el carácter profesional por lo que la realización de este tipo de gastos a diario o en fin de semana es difícil que sea aceptada por Hacienda. Por otra parte, el gasto en comidas de trabajo es uno de los más controvertidos, conviene limitarlo a la lógica de la actividad y anotar siempre en una agenda o al dorso de la factura con quién se tuvo la comida y el objetivo de la misma.
• Gastos de vestuario. Sólo se admite el gasto en vestuario profesional como ropa de protección, uniformes u otras prendas con el anagrama del negocio. El caso de los artistas admite una interpretación más flexible.

Finalmente, el capítulo de gastos que no son deducibles, bajo ningún concepto, son los siguientes:

• Multas y sanciones, incluidos recargos por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
• Donativos y liberalidades.
• Pérdidas del juego.
• Gastos realizados con personas o entidades residentes en paraísos fiscales.
• IVA soportado que resulte deducible en la declaración del IVA.

En general, el criterio del sentido común es el que mayormente debe prevalecer. Cualquier autónomo tiene siempre perfectamente claro, en el momento de desembolsar un gasto, si éste es o no necesario para el ejercicio de su actividad.