La facturación electrónica y sus particularidades

El artículo 9 del Reglamento de facturación establece que «Se entenderá por factura electrónica aquella factura que se ajuste a lo establecido en este Reglamento y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico. La expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento.»

Tiene la consideración de factura electrónica una factura en papel escaneada que reúna todos los requisitos establecidos en el Reglamento de Facturas y que sea expedida y recibida en dicho formato a través de un correo electrónico.

La cuestión planteada es si las facturas que son escaneadas y enviadas en formato electrónico a través de un correo electrónico tienen la consideración de facturas electrónicas.

De acuerdo con la normativa que regula las obligaciones de facturación, es válida la expedición de facturas tanto en formato electrónico como en papel (LIVA art.164.dos; Reglamento de Facturas art.8). Se entiende por factura electrónica aquella factura que se ajuste a lo establecido en el Reglamento de Facturas y que ha sido expedida y recibida en formato electrónico (Reglamento de Facturas art.9).

En particular, una factura en formato electrónico (como pudiera ser una factura en papel escaneada) que reúna todos los requisitos establecidos en el Reglamento de Facturas y que sea expedida y recibida en dicho formato a través de un correo electrónico, tiene la consideración de factura electrónica a los efectos de la LIVA y del Reglamento de Facturas.

En este mismo sentido se manifiesta la Comisión Europea en sus Notas Explicativas de las normas de facturación relativas al IVA que, aunque no son jurídicamente vinculantes ni para los Estados miembros ni para la propia Comisión, sí pueden arrojar cierta luz sobre los conceptos anteriormente señalados. En particular, la Comisión Europea señala:

  1. Toda factura electrónica, exactamente igual que una factura en papel, debe contener los elementos requeridos en virtud de la Directiva sobre el IVA.
  2. Para que una factura sea considerada una factura electrónica con arreglo a la Directiva sobre el IVA, deberá ser expedida y recibida en formato electrónico. Cada sujeto pasivo elegirá el
    formato de la factura. Cabe citar, entre las posibles opciones, facturas en forma de mensajes estructurados (p. ej. XML) u otros tipos de formatos electrónicos (como mensaje de correo
    electrónico con archivo PDF anexo o un fax en formato electrónico (no en formato papel).
  3. De acuerdo con esta definición, no todas las facturas emitidas en formato electrónico se pueden considerar «factura electrónica». Las facturas emitidas en formato electrónico, por ejemplo mediante software de contabilidad o de procesamiento de textos, que hayan sido enviadas y recibidas en papel no son facturas electrónicas.
  4. Las facturas emitidas en formato papel que sean escaneadas, enviadas y recibidas por correo electrónico se pueden considerar facturas electrónicas.

En cuanto a los requisitos de garantía que deberá reunir dicha factura electrónica, el Reglamento de Facturas es claro en este sentido, estableciendo la necesidad de garantizar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido tanto para las facturas en papel como para las facturas electrónicas. Dichos requisitos podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho (Reglamento de Facturas art.8).

En cuanto a la valoración de las pruebas, hay que señalar que en el ordenamiento jurídico español rige el principio general de valoración libre y conjunta de todas las pruebas aportadas, quedando descartado como principio general el sistema de prueba legal o tasada.

Con respecto a la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica, el Reglamento de Facturas art.10 remite a los medios de garantía del Reglamento de Facturas art.8 según el cual:

  1. La autenticidad del origen y la integridad del contenido factura, en papel o electrónica, pueden garantizarse mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo;
  2. Los referidos controles de gestión deben permitir crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

No obstante, el Reglamento de Facturas art.10 establece a título de ejemplo tres medios que permiten presumir la garantía de los señalados requisitos:

  • firma electrónica avanzada;
  • un intercambio electrónico de datos (EDI);
  • otros medios que los interesados hayan comunicado a la AEAT con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
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